AI workflowautomatisering

Een workflow begint met een trigger: een nieuw gesprek, een formulierindiening, een schema, een binnenkomende webhook. Het voert vervolgens een reeks stappen uit die van tevoren zijn gedefinieerd: roep een AI-model aan om samen te vatten of te classificeren, takken op een voorwaarde, roep een API aan, stuur een e-mail, werk een record bij, wacht, loop over een lijst.

Klassieke automatiseringstools konden alleen vaste regels volgen op gestructureerde gegevens. Het toevoegen van AI-stappen stelt een workflow in staat om ongestructureerde invoer te verwerken — lees een vrij tekstverzoek en beslis naar welke tak het behoort, extraheren een ordernummer uit een e-mail, schrijf een gepersonaliseerd bericht.

De gids van Anthropic “Effectieve agenten bouwen” onderscheidt workflows, waarbij taalmodellen en tools worden gecoördineerd via vooraf gedefinieerde codepaden, van agenten, waarbij het model zijn eigen stappen bepaalt. Workflows zijn voorspelbaar, gemakkelijker te testen en goedkoper; agenten zijn flexibel maar moeilijker te controleren.

De twee combineren goed. Een AI-agent behandelt het open gesprek met de klant en, wanneer een bekend proces nodig is — registreer een retour, kwalificeer een lead, informeer een team — roept het een workflow aan als een tool, die elke keer op dezelfde manier draait.

Tag elk gesprek dat een leveringsprobleem noemt en waarschuw het logistieke team. Wanneer een bezoeker een offerteformulier invult, verrijk de lead, voeg deze toe aan de CRM en stuur een samenvatting naar de verkoop. Verzamel elke ochtend de onbeantwoorde vragen van gisteren en e-mail ze naar de content eigenaar. Wanneer een overdracht wordt aangevraagd, plaats deze in het Slack-kanaal van het team.

Goede kandidaten zijn processen die vaak plaatsvinden, dezelfde stappen volgen en vandaag iemand vereisen om informatie van het ene hulpmiddel naar het andere te kopiëren.

De workflowbouwer van AI SmartTalk, SmartFlow, start flows vanuit conversatie-evenementen, formulieren, schema's, webhooks en andere triggers, en ketent AI-aanvragen, door AI-evaluaties beoordeelde voorwaarden, lussen, API-aanroepen, e-mails, tags, kenniszoekopdrachten en acties in verbonden tools zoals Gmail, Outlook, Google Drive of Jira, evenals aanroepen naar een n8n-instantie. Een flow kan aan de assistent worden blootgesteld als een tool die hij tijdens een gesprek aanroept, en elke wijziging wordt bewaard in een versiegeschiedenis.