KI-Workflow-Automatisierung

Ein Workflow beginnt mit einem Auslöser: einem neuen Gespräch, einer Formularübermittlung, einem Zeitplan, einem eingehenden Webhook. Dann führt er eine Reihe von im Voraus definierten Schritten aus: ein KI-Modell aufrufen, um zusammenzufassen oder zu klassifizieren, auf einer Bedingung verzweigen, eine API aufrufen, eine E-Mail senden, einen Datensatz aktualisieren, warten, über eine Liste schleifen.

Klassische Automatisierungstools konnten nur festen Regeln für strukturierte Daten folgen. Das Hinzufügen von KI-Schritten ermöglicht es einem Workflow, unstrukturierte Eingaben zu verarbeiten – eine Freitextanfrage lesen und entscheiden, zu welchem Zweig sie gehört, eine Bestellnummer aus einer E-Mail extrahieren, eine personalisierte Nachricht schreiben.

Der Leitfaden von Anthropic „Effektive Agenten aufbauen“ unterscheidet zwischen Workflows, bei denen Sprachmodelle und Werkzeuge durch vordefinierte Codepfade orchestriert werden, und Agenten, bei denen das Modell seine eigenen Schritte entscheidet. Workflows sind vorhersehbar, einfacher zu testen und kostengünstiger; Agenten sind flexibel, aber schwerer zu kontrollieren.

Die beiden ergänzen sich gut. Ein KI-Agent führt das offene Gespräch mit dem Kunden und ruft, wenn ein bekannter Prozess benötigt wird – eine Rücksendung registrieren, einen Lead qualifizieren, ein Team benachrichtigen – einen Workflow als Werkzeug auf, der jedes Mal auf die gleiche Weise ausgeführt wird.

Taggen Sie jedes Gespräch, das ein Lieferproblem erwähnt, und benachrichtigen Sie das Logistikteam. Wenn ein Besucher ein Angebotsformular ausfüllt, bereichern Sie den Lead, fügen Sie ihn dem CRM hinzu und senden Sie eine Zusammenfassung an den Vertrieb. Jeden Morgen sammeln Sie die unbeantworteten Fragen von gestern und senden Sie sie per E-Mail an den Inhaltsverantwortlichen. Wenn eine Übergabe angefordert wird, posten Sie sie im Slack-Kanal des Teams.

Gute Kandidaten sind Prozesse, die häufig stattfinden, die gleichen Schritte folgen und heute jemanden erfordern, der Informationen von einem Tool in ein anderes kopiert.

Der Workflow-Builder von AI SmartTalk, SmartFlow, startet Flows aus Gesprächsereignissen, Formularen, Zeitplänen, Webhooks und anderen Auslösern und verknüpft AI-Anfragen, AI-bewertete Bedingungen, Schleifen, API-Aufrufe, E-Mails, Tags, Wissenssuche und Aktionen in verbundenen Tools wie Gmail, Outlook, Google Drive oder Jira sowie Aufrufe an eine n8n-Instanz. Ein Flow kann dem Assistenten als ein Tool präsentiert werden, das er während eines Gesprächs aufruft, und jede Änderung wird in einer Versionshistorie gespeichert.